Современный рынок программного обеспечения предлагает программы, способные упростить компаниям работу с документами с помощью создания электронной библиотеки. Компания EDISON представила продукт BookFlow, автоматизирующий хранилище документации в любом корпоративном объединении. Разработка программного обеспечения высокого качества — жизненное кредо компании. Особенное значение проект имеет для библиотечного сообщества, поскольку именно на этом поприще отлично проявляются его полезные качества. Первоначальное название проекта было «Программа передач», поскольку основной функцией его было отслеживание перемещения документов в большой организации с некоторым количеством филиалов, отделов и департаментов. BookFlow внедрена в нескольких библиотеках, включая крупнейшие.
Система BookFlow автоматизирует хранилище документов и позволяет контролировать их оборот в трудовом процессе. Продукт так же способствует строгому соблюдению сроков обработки документов, методично поступающих в хранилище и на предприятие.
Доступ в систему
Доступ пользователей системы, коими являются сотрудники организации, осуществляется посредством предельно лаконичного веб-интерфейса. Традиционно для этого используются логины и пароли, а также смарт-карты. С помощью разработки мобильного приложения iOS можно осуществлять контроль из любой точки организации.
Узлы системы
Каждое из подразделений системы имеет свой узел, содержащий информацию о точном количестве документов, виртуально, размещенным в нем. Следует позаботиться о соответствии местоположения реальных документов, во избежание неразберихи. Моделирование структуры узлов основано на организационной структуре предприятия: отделы, офисы, департаменты, хранилища и т.п.
Перемещение документов
Для назначения, или принятия документа пользователь выбирает узел самостоятельно. Все перемещения документации фиксируются и отображаются как таблица. При неправильном считывании информации включается звуковое информирование. Простота работы обеспечивается шрих-кодированием, при котором, вновь поступивший документ при заведении в систему получает уникальный идентификатор.
Возврат документов происходит через всплывающее окно, что полностью исключает некорректное использование данного пункта.
Администрирование
Администрирование системы заключается в редактировании файла данных, и последующей синхронизации этого файла с единой базой данных.
«Старт проекта по созданию электронной библиотеки «BookFlow» был дан еще в 2008 году. Данное программное обеспечение решает следующие задачи: организация потока экземпляров книг между подразделениями библиотеки, контроль местонахождения конкретного экземпляра книги в любой момент времени, соблюдение правил перемещения книг между подразделениями. Программный продукт был успешно внедрён в эксплуатацию и продемонстрировал устойчивую работу», — комментирует заместитель генерального директора по информатизации Российской национальной библиотеки Олег Шорин.
